Workshop „Sitzungsorganisation“ beim JGR Aalen

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Workshop „Sitzungsorganisation“ beim JGR Aalen

Ob ein Jugendgemeinderat produktiv arbeiten kann, hängt zu einem großen Teil vom Sitzungsmanagement ab. Deshalb hat unser Beisitzer für Organisatorisches, Jonas Dehmel, am 22. Januar einen Workshop für den JGR in Aalen angeboten. Besprochen wurde, wie man eine erfolgreiche Sitzung organisiert, die Aufgaben verteilt und Ausschüsse bildet.

Wie stellt ihr Euch eine richtig schlimme Sitzung vor?“

 Das war die Einstiegsfrage in den Tag und tatsächlich fiel den jungen Aalenern hierzu viel ein:

fehlende Struktur, mangelhafte Vorbereitung und Unpünktlichkeit wurden zuvorderst genannt. Anhand der Negativbeispiele leiteten wir Voraussetzungen einer guten Sitzung ab. Also gut durchstrukturiert, mit vorbereiteten Teilnehmern und einem pünktlichen Start. Das Bild einer optimalen Sitzung im Kopf zu behalten, schafft einen roten Faden bei der Planung und Organisation der einzelnen Treffen. Zu Beginn der Amtszeit ist es außerdem wichtig Formalitäten wie z.B. Rhythmus und Häufigkeit der Sitzungen festzulegen und sich für bestimmte Kommunikationskanäle zu entscheiden. Neben Formalitäten wurde auch die Gestaltung der Inhalte diskutiert.

Gute Projektarbeit

Da viele Jugendgemeinderäte das Problem kennen, zu wenige Projekte und dadurch zu wenig Tagesordnungspunkte zu haben, machten sich die Jugendgemeinderäte in 2 Gruppen Gedanken über mögliche Projekte. Dabei wurde klar, dass die Prioritäten des JGRs momentan vor allem auf regelmäßigen Kulturevents und Treffpunkten für Jugendliche liegen. Es ist ihnen ein Anliegen in ihrer künftigen Projektarbeit auch Jugendhäuser mit einzubeziehen. Die Liste der Projekte ist später bei der Bildung von Ausschüssen wichtig, um zielgerichtet zu arbeiten.

Wer macht was?

Zu den widerkehrenden Aufgaben zählen die Sitzungsmoderation, das Protokoll zu schreiben, Auf- bzw. Abbau, und eine Pressemitteilung zu verfassen. Die Jugendgemeinderäte teilten sich diese  Aufgaben nun gegenseitig zu, je nachdem, wem sie die jeweilige Verantwortung zutrauen würden. Durch eine klare Aufteilung der Zuständigkeiten kann der JGR produktiver arbeiten und jeder wird einbezogen. Sinnvoll kann auch sein, die Zuständigkeiten zu rotieren, damit nicht dieselbe Person immer die gleiche Aufgabe übernehmen muss.

Nach der Sitzung ist es wichtig alles nachzubearbeiten, denn „Nachbereitung ist die halbe Vorbereitung“, erläuterte Workshopleiter Jonas. Dazu zählt z.B. die Protokolle allen zugänglich zu machen und Informationen einzuholen und weiterzugeben. So bildet man eine gute inhaltliche Grundlage für die nächste Sitzung.

Wir wünschen dem Jugendgemeinderat Aalen viel Erfolg bei den kommenden Sitzungen!

Stimmungsbild am Ende des Workshops